Não é segredo que o e-mail é um dos principais canais de comunicação entre a comunidade (alunos, pais e professores) e a instituição. Além de estabelecer a comunicação, ele também serve como um instrumento para resguardar a instituição ao servir de histórico das conversações.
Você sabe o que acontece quando não se gerencia eficientemente os e-mails?
O grande problema é que a maioria das Escolas não realiza o gerenciamento deste tipo de comunicação, simplesmente fornece aos seus colaboradores contas de correio para que eles se comuniquem sem manter um sistema de controle e verificação do uso e tempo das respostas dos e-mails.
O contato com os pais, alunos e professores fica restrito aos integrantes da conversa e a instituição não tem controle ou conhecimento sobre o que está sendo tratado nestas comunicações.
Se o colaborador se afasta da instituição por qualquer motivo (férias, por motivo de saúde ou demissão), toda comunicação eletrônica fica restrita à caixa de e-mail deste colaborador, geralmente de forma desorganizada, tornado impraticável encontrar qualquer informação quando for necessário, gerando uma grande perda de tempo localizar um determinado assunto ou uma determinada informação.
É fundamental ter controle sobre o fluxo dos e-mails?
Que tal descobrir as vantagens de profissionalizar a gestão de e-mails da sua Escola e implantar um sistema de controle que te possibilite:
Aperfeiçoar a comunicação com a comunidade.
Um sistema de gestão de e-mails agiliza sua comunicação, fazendo com que sua exposição aumente as chances de sucesso no processo comunicativo.
O lixo eletrônico pode ser direcionado para pastas específicas, evitando misturar com e-mails de assuntos importantes, assim os colaboradores poderão contar com mais qualidade nas informações que obterão, sem se preocupar com vírus e outros problemas.
Cada comunicação é controlada individualmente. É possível inclusive, ver em um único ponto todos os e-mails tratados com determinado usuário, facilitando o resgate das informações.
Automatizar a gestão da Caixa de Entrada.
Geralmente as mensagens chegam de duas formas, por um formulário do tipo “fale conosco” ou pela conta de e-mail de um colaborador da instituição. Seja qual for o a forma de entrada da mensagem o tratamento de cada contato, de cada comunicação deverá ser unificado e qualificado, isso será o seu diferencial na comunicação. Cada Pessoa (Aluno, Pai, Professor) deve ser identificado automaticamente pelo sistema.
Qualquer atendimento em andamento tem que ser identificado automaticamente pelo software e o e-mail do remetente inserido automaticamente na lista dos que devem ser respondidos rapidamente pela instituição.
Fazer auditoria, sobre respostas, encaminhamentos e visualizações dos e-mails
É imprescindível ter um mecanismo dentro da sua ferramenta de gerenciamento de e-mail que qualquer visualização ou alteração fique salvo em um histórico ou auditoria. Com isso você gerencia o que cada usuário faz dentro da ferramenta, como por exemplo: quem abriu o e-mail, se fez o retorno correto, se alterou alguma informação, quem é o proprietário, quem fez as alterações. Tudo armazenado de forma clara e objetiva com local, data e hora.
Integrar & Otimizar o seu dia-a-dia.
Integre seus e-mails automaticamente com o sistema de Atendimento do CRM da SETTI SISTEMAS, e tenha em mãos uma ferramenta de controle de satisfação e de respostas dos contatos da comunidade. Use o mecanismo de respostas automáticas para facilitar e acelerar as respostas aos seus aos alunos e professores.
Utilize a ferramenta de Workflow para, a partir de um e-mail de entrada, sejam disparadas as tarefas para seus colaboradores. Por exemplo, em uma solicitação de 2a via de certificado, o software encaminha para a secretaria, cria uma ordem de serviço a ser executada e o aluno é notificado automaticamente quando o processo estiver finalizado.
Em outra situação, o mesmo aluno pode enviar uma reclamação e o e-mail será encaminhado automaticamente para a ouvidora da instituição. Em prazos definidos pelo usuário, o sistema pode disparar automaticamente avisos para a Direção, caso o e-mail não seja respondido. Isto é a tecnologia a serviço da qualidade do atendimento na sua instituição.
Como vimos nos dois exemplos, a instituição pode criar seus fluxos de trabalho e organizar seus processos, tudo isso sem perder a comunicação com seu cliente, sem que a comunicação fique restrita a pessoas, deixe o software fazer este trabalho.
Centralização de todos os e-mails que chegam a sua instituição.
O sistema deve receber automaticamente os e-mails que chegam à caixa postal de todas as contas que a instituição possui. Isso quer dizer que você poderá gerenciar todas as mensagens de um só local, unificando-as e possibilitando que você não desperdice tempo.
Isso faz com que seja eliminada a necessidade de que cada usuário tenha seu próprio e-mail. Todo gerenciamento é feito pela ferramenta.
Não importa o seu provedor (Exchange, Squid, Office 365, GMAIL e etc) capturar todas as informações e arquivos anexos é uma tarefa fácil para nosso gerenciador de e-mails.
Então veja as vantagens de um sistema de gestão de e-mails.
- Transforma o e-mail em uma ferramenta de gestão corporativa, deixando de ser individual. É o relacionamento da sua empresa com o seu cliente levado a outro nível.
- Mesmo com a saída ou troca de um colaborador, toda a comunicação com o cliente ficará registrada no sistema.
- Todo processo de comunicação – que chamamos de atendimento – ao ser encerrado permanecerá guardado como histórico, sendo que o conteúdo é compactado automaticamente os e-mails para preservar espaço em disco.
- Não é necessário processo de instalação de programas no cliente, sistema 100% WEB.
- Tenha em mãos a comunicação dos seus funcionários com seus clientes, onde quer que você esteja.
- Diminua o uso dos e-mails da instituição para fins pessoais.
Ainda tem dúvidas sobre como implantar um sistema de gestão de e-mails?
Mas, quem está oferecendo este produto?
A SETTI Sistemas é uma empresa que desde 1994 desenvolve sistemas corporativos.
Com produtos inovadores, altamente configuráveis e integrados, a Setti Sistemas garante a qualidade e a confiabilidade das informações. Devido a sua arquitetura de sistemas diferenciada, possibilita customizações e adaptações, de maneira fácil e rápida para atender as particularidades de cada cliente.
Situada na cidade de Joinville – SC, atende clientes em todo Brasil.
Para saber mais sobre o sistema de gestão de e-mails, entre em contato com a SETTI Sistemas e descubra como podemos transformar sua comunicação em resultados!
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